9 principios para crear tu estructura organizacional.

Estructura organizacional

Introducción

Antes de conocer los “9 principios para crear tu estructura organizacional” debemos establecer nuestro marco conceptual con algunas definiciones.

Definición

Diseño de estructura organizacional

Existen muchos autores que han definido la estructura organizacional sin embargo, no pretendo llenarte de teorías así que listare algunas de las características más generales.
La estructura organizacional es una disposición intencional de roles, en la que cada persona asume la responsabilidad que se espera que cumpla siempre buscando el mayor rendimiento posible.
Esto incluye el reparto del trabajo en áreas o departamentos determinados según esa misma estructura.

Dicho en otras palabras, la estructura organizacional de una empresa es el modo en que planifica su trabajo y reparte formalmente sus responsabilidades en base a los objetivos que se han trazado . La estructura organizacional es la forma en que se concibe a sí misma.
Por otro lado, su estructura de gestión interna responde también al modelo de negocio que realiza, es decir, a partir de esto se definen la autoridad, la jerarquía administrativa y la división de sus labores.
Cada empresa tiene su estructura organizacional propia aunque es posible modificarla y adaptarla a nuevos escenarios y necesidades si fuera el caso. Esto suele implicar cambios que afectaran al personal y la cultura organizacional.

Elementos clave

Elementos clave para implementar los “9 principios para crear tu estructura organizacional” de acuerdo con Mintzberg se identifican :

Ápice estratégico

Elementos clave gerencia

La cúpula directiva de la empresa, donde se toman las decisiones de alto nivel Misión, visión, valores, planeación estratégica cumple funciones de supervisión directa, formulación de estrategias y relación con el entorno de la empresa.

Línea media

Son los directivos que vinculan la dirección general con el núcleo de operaciones. Las funciones que se le atribuyen son: Enlace vertical ascendente y descendente entre el ápice estratégico y el núcleo de operaciones, Enlace horizontal entre ellos y toman decisiones en cada uno de sus ámbitos particulares.

Núcleo de operaciones

Trabajador

Es el encargado del trabajo básico de producción de bienes y servicios compuesto por sus trabajadores . Las funciones básicas que desarrollan son: Aprovisionamiento, Producción, Comercialización y Apoyo.

Tecnoestructura

Formada por analistas que no son directivos y no participan en el flujo del trabajo, sino que diseñan y planifican.

  • Analistas de adaptación: Se ocupan de estudiar los cambios necesarios que hay que introducir en la organización.
  • Analistas de control: Su función consiste en la búsqueda de estabilidad y normalización de las pautas de la actividad de la empresa.

Staff de apoyo

Personal generalmente tercerizado o subcontratado que brinda apoyo a la estructura, son un conjunto de unidades especializadas que no participan directamente en la producción de bienes y servicios, sino que su objetivo consiste en apoyar a la organización mediante la prestación de tareas y servicios especializados, como lo pueden ser limpieza, seguridad, etc

Tipos de estructura organizacional

Estructura organizacional

A continuación, te presentamos los principales tipos de estructuras organizacionales:

Lineal

La estructura organizacional lineal es de las más antiguas que existen. Responde a un modelo basado en una autoridad en la que se centralizan todas las decisiones. Su aspecto es piramidal. A medida que la estructura jerárquica asciende, disminuye el número de cargos y aumenta el índice de responsabilidades. Es una estructura que privilegia la rapidez, la contabilidad clara y sencilla. Debido a que los cargos están muy bien delimitados en la estructura, los empleados son guiados por un jefe compartido. Es el modelo preferido por empresas pequeñas, de baja producción y poco capital humano.

Funcional

Propone la división de las labores de la organización en unidades especializadas. Cada una al mando de un jefe independiente, que coordina su equipo de trabajo y permite la comunicación con los demás equipos.

Es una estructura versátil, flexible y muy popular, especialmente para empresas de mayor tamaño.

Matricial

La empresa se estructura en base a equipos de trabajo autónomos y desconectados entre sí. Cada uno asignado a un proyecto puntual. Compuesto por un conjunto diverso de trabajadores al mando de un coordinador que se reporta individualmente a la cabeza de la organización. Es la estructura más dispersa conocida y la que más le conviene a los gigantescos consorcios empresariales trasnacionales.

Horizontal

Es una estructura descentralizada, basada en la confianza del equipo. Se otorga a los empleados el poder de tomar decisiones y auto-gestionarse.

9 principios para crear tu estructura organizacional

1. Orientación a los objetivos

Objetivos

Al igual que cualquier proceso administrativo, la organización debe responder a los objetivos y metas planteadas por la empresa.
Cada acción contemplada y cada decisión tomada deben ser orientadas al cumplimiento de los objetivos y metas de modo que los recursos sean empleados correctamente e invertidos a fin de garantizar la eficiencia y eficacia para la empresa, tratando de alcanzar ganancias con bajos costos operativos.

2. Especialización en el trabajo

Especialización del trabajo

Este principio obedece a la idea de establecer tareas específicas en cada área, trabajador, maquina o equipo, con el fin de obtener el máximo rendimiento en cada una de las tareas. Esto implica que la cadena de producción debe estar muy bien estructurada, pensada y cronometrada para dar cabida a esa secuencia de tareas especializadas.
Un trabajador especializado, garantiza un mejor desempeño, por tal motivo la especialización sirve como aval de la eficiencia del empleado.

3. Jerarquización

Jerarquía en la empresa

Es el principio por el que se distribuye el poder y la autoridad dentro de la empresa, dicho poder debe ser ejercido en beneficio del logro de los objetivos y metas.
En tal sentido se debe generar una cadena de mando y toma de decisiones, que ayude en el control de las actividades en cuanto a la forma en que se llevan a cabo y los resultados que arrojan.
Esta cadena de mando también funciona como un incentivo para las personas que integran la organización, porque les presenta posibilidades de crecimiento profesional y/o laboral dentro de la empresa.
Y esto también tiene una dimensión educativa poco evidente; las personas dentro de la empresa pueden comprender la estructura de un Estado y su razón de ser.

4. Asignación de responsabilidades

Asignación de responsabilidades

La asignación de responsabilidades dependerá de la especialización y jerarquía de la empresa.

Su importancia radica en asegurar que las acciones no sólo se hayan acordado, sino que indique quien y cuando tiene que realizarlas. Además será de vital importancia definir la responsabilidad para establecer la estructura para la medición o el rendimiento de cuentas .

5. Reconocimiento de la cadena de mando

Cadena de mando

Hay que establecer normas de actuación y procedimientos dentro de la cadena de mando.
De este modo se evitarán malos entendidos en el transcurso de las labores operativas, y se podrán establecer responsabilidades en caso de fallas y reconocimientos en casos de éxitos.
El administrador deberá procurar la comunicación clara y efectiva de esta cadena de mando, para que los empleados puedan reconocer a sus jefes inmediatos y rendirles cuentas.

6. Difusión o divulgación

Comunicación

Es fundamental en el proceso administrativo, difundiendo correcta y oportunamente la estructura de la empresa y sus procesos, los empleados tendrán claro su margen de acción.
En la difusión interna de esta información participan todos los miembros, pero principalmente los rangos altos y medios de la empresa, quienes bajan los datos en cascada a los empleados de base.

7. Control

Control

Al momento de establecer la organización, se debe tener claro la estructura lineal de supervisión, la cual debe ser fijada a un determinado grupo con responsabilidad y compromiso de supervisar a otros.
En este sentido es preciso que esta responsabilidad sea limitada y racional con un criterio justo al determinar el número de subordinados por supervisor. Lo ideal es que una persona no supervise a más de 5 empleados directos.

8. Coordinación

Coordinación

Este principio se refiere a la armonía o el equilibrio que se logra al distribuir las responsabilidades entre las distintas unidades de la empresa, y cómo estas unidades aportan proporcionalmente al logro del objetivo.

Las unidades de una organización siempre deberán orientarse a mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico actuando oportunamente y eficazmente.

9. Continuidad

Continuidad

La continuidad es el principio según el cual, al momento de organizar, debe pensarse en el largo plazo, en cómo se garantiza la estabilidad del proceso en el tiempo.
La idea es que cada proceso tenga forma de iniciarse y transcurrir hasta el logro de los objetivos, e incluso en pueda prolongarse más allá de los objetivos, a su verificación y ajuste respectivos.
Este principio surge de la certeza de que la estructura organizacional requiere mantenerse, pero también ajustarse a las condiciones de su entorno.

Contáctanos

Este principio lleva aparejado una tarea de documentación constante de los procesos, para que haya continuidad de procedimientos. Independientemente de que cambien las personas que los ejecutan.
Conocer los “9 principios para crear tu estructura organizacional” nos lleva a entender que esta estructura es una definición completamente personalizada. Atendiendo las características específicas de cada organización es por esto que hemos diseñado para ti el servicio “Estructura organizacional, Módulo 2”. Con el objetivo de ayudarte, asesorarte y acompañarte durante esta etapa de la definición de tu negocio.
Existen otras áreas de la administración que influyen e impactan en los resultados y permanencia de la empresa visita este enlace para conocer más.

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Contabilidad Global
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